Ausfälle durch Burnout betreffen immer mehr Führungskräfte und Arbeitnehmer und bedrohen langfristig die Leistungsfähigkeit von immer mehr Unternehmen. Besonders viele Führungskräfte in „mittleren Positionen“ wie Teamleiter, Abteilungsleiter und Bereichsleiter sind betroffen. Deutlich seltener trifft es die Geschäftsführungsebene oder Unternehmer.

Denn Burnout hat viele Ursachen, nicht nur den Stress selbst. Es kann unter anderem durch zu viele unlösbare Aufgaben, falsche oder unklare Erwartungen oder unangemessene Fristen verursacht werden.

Eine Studie aus dem Jahr 2019 zeigte, dass mehr als 50 Prozent der Arbeitnehmer fürchten, irgendwann von Burnout bedroht zu sein. Durch die schwierige Lage in Corona-Pandemie-Zeiten hat sich das Problem für manche Chefs und Mitarbeiter noch weiter verschärft. Es gibt also viele Gründe, um als Führungskraft aktiv etwas gegen das Burnout-Syndrom, Überlastung und deren Ursachen zu tun.

In diesem Beitrag vermittelt Ralf Maier mit seiner Erfahrung als Führungskraft, Wirtschaftsingenieur, Unternehmensberater, Gründerberater, Burnout-Berater und Stressmanagement-Coach einige Strategien und Burnout Tipps für Führungskräfte zur Burnout-Vorbeugung in Unternehmen.

Burnout-Prävention: Tipps für Führungskräfte und ihre Teams

So können Führungskräfte Burnout vorbeugen oder verhindern

Führungskräfte sind oft in der Zwickmühle: Sie sollen einerseits auf einhalten der Arbeitsleistung, erreichen der Unternehmensziele und erfüllen von Fristen achten. Anderseits sind sie auch mit dafür verantwortlich, dass die Psychische Gesundheit ihrer Mitarbeiter durch die Arbeit nicht in Mitleidenschaft gezogen wird. Dies ist beispielsweise gesetzlich verankert.

Gleichzeitig sind viele Manager selbst vom Burnout-Risiko betroffen. Insbesondere in der undankbaren „Sandwich-Positionen“ im Mittleren Management ist dieser Fall häufig.

Aber mit einigen Strategien und Tipps gegen Burnout für Führungskräfte lässt sich dieser Spagat bewältigen: von Leistung und Erfolg einerseits, und von Stress und Burnout andererseits. Sowohl für sich selbst, als auch für die Mitarbeiter.

1. Tipp: Anforderungen und Erwartungen managen

Wenn zu viel Stress zu Überforderung führt, kommt es auf Dauer oft zum Burnout. Burnout kann körperliche Symptome wie Kopf- und Bauchschmerzen verursachen. Burnout kann vermieden werden, indem man lernt mit Anforderungen und Erwartungen richtig umzugehen.

Dazu gehört es, die eigene Erwartungen, ebenso wie die Erwartungen anderer richtig zu managen und darüber zu sprechen. Zum Beispiel mit Chefs, Kunden, Mitarbeitern und Kollegen. Oft führen sonst Missverständnisse zu Fehlannahmen oder ganze Teams versuchen mit viel Zeit- und Energieaufwand Erwartungen vom Management oder von Kunden zu erfüllen, die in Wirklichkeit gar nicht bestehen oder die für niemanden sinnvoll sind. Fehlende Rückmeldungen zwischen Management und Teams oder zwischen Kunden und Dienstleister gehören zu häufigen Ursachen von völlig unnötigem und ziellosem Stress.

Außerdem ist es wichtig eine Balance zwischen Arbeitsleistung und Privatleben zu schaffen. Hilfreich ist auch, sich klare Zeitlimits zu setzen und sich regelmäßige Pausen zu gönnen. Wenn eine Arbeit zufriedenstellend erledigt ist, sollte sie beendet werden.

Im Gegensatz dazu führen ein ständiges Streben nach Perfektion oder die Verbesserung von Arbeiten, die keine deutlichen Fehler enthalten, zu steigender Arbeitslast und zudem zu Frustration von Mitarbeitern. Beides führt auf Dauer zu Fehlern, die absolut vermeidbar sind.

Ralf Maier gibt zu bedenken: „Aus meiner Erfahrung weiß ich, wie viel Zeit in der Praxis vieler Unternehmen mit Details verschwendet werden kann, die keinen wesentlichen Beitrag zum Erfolg und der Zielerreichung haben. Dieser Burnout Tipp für Führungskräfte hat sich in vielen Unternehmen bereits etabliert: die 80/20-Regel. Das bedeutet: In 20 Prozent des Zeitaufwands lassen sich in der Regel rund 80 Prozent des Zielbeitrags schaffen. Dagegen würden die restlichen 20 Prozent bis zur Perfektion weitere 80 Prozent Zeit benötigen. So kann in vielen Fällen massiv Zeit und Energie gespart werden: Mit einem klaren Fokus auf die wesentlichen Anforderungen, während auf das Unwesentliche bewusst verzichtet wird.“

2. Tipp: Bewusste Klarheit mit realistischer Planung

Zu Beginn einer Aufgabe oder eines Projekts ist es wichtig, dass die Führungskräfte sich über die tatsächlichen Anforderungen und Erwartungen der Kunden, Auftraggeber bzw. des Marktes klar werden:

Was genau muss geleistet werden?

Welche Anforderungen sind für ein gutes Ergebnis wichtig?

Welche Minimalanforderungen bestehen?

In vielen Fällen ist es wichtig, diese Grundlage als Vorgesetzte gemeinsam mit dem Team zu erarbeiten, insbesondere in komplexen Fragestellungen. Dazu kann außerdem die Perspektive der Kunden einbezogen werden. Denn oft entsteht Stress durch Missverständnisse, fehlerhafte Annahmen oder durch den Versuch, Erwartungen zu erfüllen, die es in Wirklichkeit gar nicht gibt. Das Burnout-Risiko steigt.

Auch der Zeitrahmen muss klar kommuniziert und dabei auch Feedback von Experten mit berücksichtigt werden. Viele Überlastungssituationen und Fehlerquellen durch Zeitdruck sind durch Führungskräfte selbst konstruiert, weil sie unrealistische Zeithorizonte setzen und die Einschätzung von Spezialisten völlig außer acht lassen. Das geschieht meist in der Annahme, dass es dann schneller ginge und die Motivation steigen würde.

Aber das Gegenteil ist in der Regel der Fall: Das führt zu Frustrationen auf Seiten von Kunden, Führungskräften und Mitarbeitern. Frustration führt zu Motivationseinbruch und gehört ebenfalls zu den möglichen Burnout-Auslösern. Ebenso ist das Gefühl, nicht gehört zu werden und wenig selbst zu bewirken ein Auslöser vom Erschöpfungssyndrom.

Ein wichtiger Tipp gegen Burnout für Führungskräfte ist also: Ein klarer Projektplan mit klaren Zielen und eindeutigen Verantwortlichkeiten dient ebenfalls der Burnout-Vorbeugung. Zudem trägt eine gute und transparente Kommunikation dazu bei, dass auftretende Probleme schnellstmöglich adressiert und gelöst werden können. Das sorgt für Entlastung der einzelnen Personen und für eine lösungsorientierte Arbeitsweise.

Wenn im Gegensatz dazu keine Probleme angesprochen werden oder eine Atmosphäre entsteht, in der Probleme nicht angesprochen werden dürfen, dann türmen sich diese Probleme auf. Es entstehen immer neue Probleme und die Last wird für alle Beteiligten immer drückender.

3. Tipp: Konstruktiver Umgang mit Fehlern

Menschen machen Fehler. Das ist so und wird immer so sein. Fehler sind oft nicht vermeidbar. Aber durch eine „Fehlerkultur“ im Unternehmen entsteht die große Chance, daraus zu lernen. Einige der größten Erfindungen sind nur durch Fehler entstanden. Ein Beispiel dafür ist die Entdeckung des Penizillins.

Mitarbeiter, die Angst vor Fehlern haben, weil sie negative Konsequenzen ihrer Vorgesetzten erwarten, werden gehemmt und arbeiten langsam und übervorsichtig. Oder sie machen auf Grund dieser Angst erst recht mehr Fehler.

Einige Mitarbeiter und Führungskräfte versuchen dann, diese Fehler zu vertuschen. Aber auch daraus entsteht nichts Gutes. Schon gar nicht lässt sich dann aus diesen Fehlern lernen. Und die Möglichkeit, es in Zukunft besser zu machen, wird verhindert.

Ralf Maier berichtet dazu: „In vielen großen Projekten verschwenden Führungskräfte und Mitarbeiter viel Zeit und betreiben großen Aufwand für das Vertuschen und Verdecken von Fehlern, wenn sie den Eindruck haben, dass dies für ihr Vorankommen in ihrer Karriere erforderlich. Das kostet außerdem alle Beteiligten viel Nerven und steigert das Burnout-Risiko. Dieses Problem wird in einer Unternehmenskultur schnell beseitigt, sobald ein offener Austausch gefördert wird und alle akzeptieren, dass Fehler völlig normal sind, überall wo gearbeitet wird. Es muss klar sein, dass nicht die Fehler das eigentlich tragische sind, sondern nur, wenn das Unternehmen nicht aus Fehlern lernt.“

Dafür sollten Führungskräfte auf einen guten Mittelweg achten:

Eine Kultur schaffen, die Fehler zulässt. In keinem Fall darf der Mitarbeiter als Mensch in Frage gestellt werden. Sondern es geht um ein Feedback zu dem Handeln in dieser Situation.

Auf der anderen Seite dürfen Mitarbeiter nicht den Eindruck bekommen, dass es „egal“ ist, wenn Fehler gemacht werden. Insbesondere wenn derselbe Fehler häufiger passiert oder grob fahrlässig gemacht wird, muss klar thematisiert werden, wie das in Zukunft zu vermeiden ist.

Für ein Umfeld sorgen, in dem konzentriert und zielgerichtet gearbeitet werden kann und unnötige Fehlerquellen systematisch analysiert und ausgeschaltet werden. Dies sollte durch passende Prozesse effektiv unterstützt werden.

4. Tipp: „Nein sagen“ lernen

Auch wir Führungskräfte sind Menschen. Wir müssen lernen, in manchen Situationen „Nein“ zu sagen. Um uns selbst zu schützen, und um unsere Teams vor Überlastung zu schützen. Nicht jeder Wunsch eines Kunden oder der eigenen Vorgesetzten kann und muss erfüllt werden. Manchmal ist es besser, „klare Kante“ zu zeigen und sich damit eine klare Kontur zu geben. Das führt meist zu mehr Respekt, als wir zu allem Ja sagen, was Kunden oder Chefs fordern.

Dazu gehört eine transparente und angemessene Kommunikation:

Warum ist es nicht möglich? Was sind die genauen (verständlichen) Gründe dafür?
Wann könnte es statt dessen möglich sein?
Unter welchen Umstanden und Bedingungen wäre es machbar?

Viele Vorgesetzte akzeptieren oder schätzen sogar ein „Nein“, wenn es gut begründet ist und Alternativen aufgezeigt werden.

Es ist daher für Führungskräfte wichtig, die eigenen Grenzen und die Grenzen des Teams zu kennen. Außerdem brauchen wir den Mut, diese Grenzen nach außen hin zu verteidigen und verständlich argumentieren zu können. Wer diese Fähigkeit noch nicht besitzt, kann diese in entsprechenden Trainings erlernen.

Auch damit wird das Burnout-Risiko minimiert und gleichzeitig Überarbeitung und lange Ausfälle durch das Erschöpfungssyndrom verhindert.

Nein sagen lernen ist wichtig für Führungskräfte

5. Tipp: Störungen erkennen und aktiv Maßnahmen ergreifen

Arbeitgeber haben die Verantwortung, für die Gesundheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter zu sorgen. Sie müssen angemessene Maßnahmen ergreifen, um sie vor Schaden zu schützen. Der Arbeitgeber muss bei erkennbaren Störungen und Überlastungen aktiv werden und die Mitarbeiter vor übermäßigen Belastungen schützen.

Aber wie erkennt eine Führungskraft eine solche Störung, Überlastung bzw. ein Burnout Syndrom?

Es gibt in der Regel Anzeichen für Burnout und Überlastung, die vor allem erkennbar sind, wenn sich das Verhalten eines Mitarbeiters deutlich verändert. Einige davon finden sich in der folgenden Liste.

Häufig beobachtbare Anzeichen für Burnout am Arbeitsplatz:

Die Anzeichen für Burnout und Überlastung am Arbeitsplatz oder ein Erschöpfungssyndrom können sehr individuell und vielschichtig sein. Für Führungskräfte am häufigsten erkennbar können die folgenden sein:

Fehler treten häufiger auf, oft verbunden mit Konzentrationsschwierigkeiten

Deutliche Verlängerung der Arbeitszeiten oder häufigere Krankheitstage

Zunehmend abwehrende oder zynische Äußerungen zu den Arbeitsaufgaben

Ungewöhnliche Gefühlsausbrüche oder schweigender Rückzug

Körperliche Symptome wie Kopfschmerzen, Bauchschmerzen, Übelkeit, Rückenschmerzen werden geäußert

Mehr zu den Symptomen und den 12 Stufen des Burnout:

Burnout Symptome: Männer leiden meist länger

Was tun als Führungskraft bei Burnout eines Mitarbeiters?

Wenn Führungskräfte bei einem Mitarbeiter einzelne oder mehrere Anzeichen für Burnout beobachten, dann sollten sie aktiv werden. Im ersten Schritt kann das ein vertrauensvolles Gespräch mit diesem Menschen sein. Dabei sollte es in erster Linie darum gehen, durch offene Fragen zu klären, was die Ursachen dieses veränderten Verhaltens sind. Wichtig ist, dass es ganz klar nicht um Vorwürfe oder eine Abwertung gehen darf. Denn das würde die Situation für beide Seiten verschlimmern. Ein spezieller Gesprächsleitfaden dazu kann sehr helfen.

Am besten sollte anschließend eine für diese Thematik ausgebildete Person einbezogen werden, die sich mit Burnout bzw. Psychischer Gesundheit am Arbeitsplatz auskennt. Das kann zum Beispiel der Betriebsarzt oder ein speziell ausgebildeter Mitarbeiter der Personalabteilung sein. Oder ein Burnout-Berater bzw. Burnout-Coach, der ein vertrauensvoller Ansprechpartner sowohl für die Führungskraft, als auch für betroffene Mitarbeiter sein kann.

Gemeinsam lässt sich das Problem am einfachsten und schnellsten lösen.

Starten statt warten: Was ist dein nächster Schritt?

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Ralf Maier steht dir als Burnout-Experte zur Verfügung: Durch seine Erfahrung als Führungskraft und als ehemals selbst von Burnout Betroffener ist er ein optimaler Ansprechpartner für dich bei allen Angelegenheiten rund um Stressmanagement, Burnout-Beratung und Burnout-Coaching für Führungskräfte, Unternehmen und Mitarbeiter.

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